手帳活用術 | A5手帳が手帳の中で最も優れている3つの理由
もしあなたが手帳選びに悩んでいるビジネスマンであれば、このブログを一読して欲しい。きっとあなたの役に立つ情報があるはずだ。
私はすべてのビジネスマンにお勧めしたい手帳がある。
それは、A5サイズの手帳である。（以下A5手帳と言う）
なぜ、A5手帳を勧めるのか。
それはビジネスに最も役立つ手帳がA5手帳だからである。
では、これから詳しく説明していこう。
A5手帳を使う3つの理由
A5手帳を使うメリットは大きく分けて3つある。
1、顧客フォローに役立つ
2、マネジメントに役立つ
3、資料の収納性に優れている
一つずつ説明していこう。
1、顧客フォローに役立つ
なぜ、A5手帳が顧客フォローに役立つのか。
それは、いつでもどこでも葉書を持ち歩けるからだ。
A5手帳にはクリアーポケットというリフィルがある。
葉書はA5サイズ以下のため、A5サイズのリフィルに納まる。手帳に納めておけば、否応なしに葉書を携帯する習慣が付くというわけだ。
私は、外出先で名刺交換したら、その後、近場の喫茶店に立ち寄り、葉書を書くようにしている。書いた葉書は、帰り道に投函する。近くに郵便局がある場合は、郵便局で葉書を書き、そのまま投函している。
先方も、届いた葉書が名刺交換した日の消印であれば驚くはずだ。これも、葉書を携帯しているからこそできることである。
だが、ただA5手帳に葉書を納めておけばいいという訳ではない。それだけでは葉書を持ち歩く習慣は作れても、書く習慣は身に付かない。葉書を書くのは極めて面倒な作業だ。そのため、多くのビジネスマンはあまりやりたがらない。この『面倒』を限りなく小さくする必要があるのだ。
方法の一つとして、文面の雛型を用意しておく。雛型はA5用紙にプリントしてA5手帳にはせておく。また、葉書自体も手間がかからないように工夫しておく。葉書の表面には、会社名や住所を、裏面には、絵や写真をあらかじめ印刷しておく。こうしておけば、手書きする部分は、相手の住所と挨拶文だけで済む。挨拶文は雛型があるので、頭を悩ませずに書ける。時間にして5分ちょっとで1枚が書き終わる。
クリアーポケットには、葉書だけではなく、便箋・封筒も入れられる。便箋は半分に折り、封筒の中に入れておく。葉書と同様に雛型を用意しておけば、手紙を出すことも可能だ。おっと、切手を入れておくのも忘れずに。
今までは、社外での活用法を話してきた。続いては、社内での活用法について話していく。
事務所内では、納品書、請求書の発行などの仕事があるが、その際に、一筆箋などに挨拶文を書いて同封したりはしないだろうか？ やはり、もらって嬉しいのは、コピーされた挨拶文よりも手書きで書かれた挨拶文だ。しかし、葉書同様それは少し面倒な作業だ。もうお分かりだろう。解決策も先ほどと同じである。雛型を手帳にはせておき、雛型を参考にして一筆箋などに挨拶文を書けばいいのだ。
ほかにも、贈り物を頂いた時のお礼文やクレーム時の謝罪文の雛型を用意しておくと便利だ。
このような使い方ができるのは、A5サイズ以上の手帳だけだ。A5より小さいサイズの手帳ではこうはいかない。
A5手帳は、顧客フォローの補助に有効な手帳と言える。
2、マネジメントに役立つ
私は前々から疑問だった。
企業は社員の意識や足並みを揃えるために、社章バッチを配り、制服などを統一するにも関わらず、なぜ、手帳は統一しないのか。
手帳は、背広のように個人の裁量に任せて選ばせるものではなく、会社が支給するべきマネジメントツールであると私は考える。
企業が、社員の行動を把握している手帳を管理することは重要だ。それができれば、マネジメントはもっと生産的なものになるだろう。
マネジメントを平たく言えば、『価値観の統一、そして社員の行動を管理する』だ。そのためにもA5手帳をぜひ活用して欲しい。
ここでは、活用の仕方を2つ紹介したい。
①クレドを浸透させる
②無駄な時間の短縮化
では、一つずつ説明していこう。
①クレドを浸透させる
以前役員をしていた会社で、私は全社員にA5手帳を配り、『クレド』をはせるように指示した。
クレドとは、リッツ・カールトン・ホテルが発案したもので、価値観を統一させるためのツールだ。リッツでは、リッツの価値観を記した名刺サイズのクレドを全従業員に配り、毎日復唱させるているようだ。マネジメントに効果的なため、コンサルタント達がクレドを喧伝して、多くの企業が採用するようになった。私も例にもれず会社でクレドを取り入れたわけだ。
そして、クレドを習慣化させるために活用したのがA5手帳である。
手帳にはせておけば、クレドの携帯を忘れることはない。毎朝、手帳にはせたクレドを復唱して朝礼を終えるようにしていた。
②無駄な時間の短縮化
ビジネスマンは、毎日日報を書く。
以前いた会社でも、社員は毎日日報を書いていた。社員が30分近く費やして書いた日報を、私は1分ほど目を通して保管するだけだった。あるとき、ふと疑問に思った。1分ほどしか目を通さない日報に30分近い時間を費やす意味はあるのかと。
そこで私は、A5手帳を活用して日報を簡単に書けるよう工夫をした。
1枚が1日分で8～20時までの予定が書き込めるスケジュール表を作り、それを社員に配った。そのスケジュール表は日報を兼ねており、空いているスペースに報告を書いてもらうようにしたのだ。
考えてみれば、元々、スケジュール表に沿って日報を書くのだから、スケジュール表をそのまま日報に活用すればいいのだ。その結果、社員は5分程度で日報が書けるようになり、全社員の時間を1日20分以上短縮することに成功した。
これができるのも、A5サイズという大きさのお陰だ。A5未満では小さ過ぎてスケジュール表と日報を兼用できない。
その他にも、経費の精算書や会議用の議事録もA5サイズにした。
もしA4サイズで保管したければ、A5を140％で拡大コピーをすればいい。会社で使用する紙はA4サイズが主なため、同じ系列のA5サイズとは相性が良いのだ。
続いては、この相性を活かしたメリットをお伝えしよう。
3、資料の収納性に優れている
会社で使われる用紙のサイズは、A4が一般的だ。
その半分のサイズがA5となる。そのため、A4用紙はA5手帳と相性が良い。なぜなら、A4用紙を二つ折りすれば、A5手帳にすっぽり納まるからだ。その際は、リフィルのP.Pファイルを使うと便利だ。綺麗に納めることができる。また、六つ穴パンチがあれば、A4用紙をA5手帳に直接閉じることもできる。
他にも便利な使い方として、カードホルダーがある。ここには、仕事や出張先で使うカード（ビジネスホテルの会員カードなど）を入れておく。
私は法人用のクレジットカードも入れている。出張先で経費を支払う時に手帳からカードを取り出して支払い、領収書は手帳のファスナーポケットに保管する。こうすれば、財布は膨らまずに済む。月末になれば、ファスナーポケットから領収書を出せばいいだけである。
このようにA5手帳を使えば、仕事で使う資料やカード、領収書を一括管理できる。
これほど便利な手帳は、A5手帳以外ありえない。
私は革の手帳を好んで使うが、必ずA5サイズにしている。それ以外のサイズを使うことは今後もないだろう。
注意点
A5手帳にデメリットがあるとすれば、それは重さだ。
今まで話してきたとおり、A5手帳には色々な資料をはせることができる。そのため、どんどん手帳が重くなってしまう。ただでさえ、サイズが大きく重いのに資料を入れ過ぎて重くしてしまうと、持ち歩くのが億劫になる。そうならないためにも注意が要る。
私から一つ助言を呈すれば、A5手帳のリングのサイズは12～15mmが良い。リングのサイズは最大30mmまであるが、30mmを選ぶと重くなってしまう。また、リングサイズに比例して収納量も多くなるため、どんどん収納しようと考えてしまう。ある程度、制限は設けたほうがいいだろう。その目安が、リングのサイズ12～15mmなのだ。
この点だけ気をつければ、快適なA5手帳ライフを送れるはずだ。ぜひ、参考にして欲しい。
番外編 スケジュール表の選び方
世の中には、多種多様なスケジュール表がある。
どれが自分にとって最適かを判断するには、意外と頭を悩ませるものだ。そこで、スケジュール表を選ぶ指針を一つ提示しておこう。スケジュール表は意識している時間単位で選ぶといい。
たとえば、営業マン。
営業マンにはノルマがあり、ノルマを意識して毎月仕事をしている。営業マンが意識している時間単位は“1ヶ月”である。そのため、営業マンが選ぶべきスケジュール表は、片面1日か片面1週間が良い。細かい時間の流れを把握することができるからだ。
では、経営者ならどうか。
経営者が意識している時間単位は“1年”である。1日や月単位の売り上げよりも、年単位の売り上げを気にかけているはずだ。そのため、経営者が選ぶべきスケジュール表は、見開き1週間か1ヶ月が良い。そのほうが大きな時間の流れを把握することができるからだ。
このように、意識している時間単位に応じてスケジュール表を選ぶといいだろう。
スケジュール表の選び方は以上である。
ぜひ、素敵なA5手帳を購入して、自分に合ったスケジュール表を選ぶといいだろう。
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